اشتراک‌گذاری امن فایل کاری در گوگل درایو؛ چه کسی باید چه دسترسی داشته باشد؟
فرض کنید فایل پیگیری سفارش‌ها را برای یک پیمانکار ارسال می‌کنید تا تاریخ تحویل را تأیید کند. فایل اصلی علاوه بر تاریخ تحویل، شماره تماس مشتری و مبلغ سفارش را هم دارد. قبل از ارسال لینک، مشخص کنید پیمانکار به کدام اطلاعات و چه نوع دسترسی نیاز دارد. در این مثال، یک فایل جداگانه با شماره سفارش و تاریخ تحویل کافی است.
لینک را به حساب‌های مشخص محدود کنید
در گوگل درایو پنجره «اشتراک‌گذاری» را باز کنید و دسترسی عمومی را روی «محدود» (Restricted) قرار دهید. سپس نشانی حساب گیرنده را وارد کنید. در حالت محدود، داشتن لینک به‌تنهایی به فرد مجوز ورود نمی‌دهد. فهرست افراد و گروه‌هایی را که از قبل دسترسی دارند هم بررسی کنید. اگر فایل از پوشه‌ای مشترک دسترسی به ارث می‌برد، مجوزهای پوشه را ببینید یا نسخه مخصوص گیرنده را در پوشه‌ای با دسترسی محدود بسازید. راهنمای رسمی مدیریت دسترسی گوگل درایو
مثلاً برای آزمون ابزار خواندن فاکتور، فایل‌های نمونه را جدا از پوشه اصلی حسابداری نگه دارید و مشخص کنید چه کسی فقط خروجی را بررسی می‌کند و چه کسی اجازه اصلاح آن را دارد. نمونه طراحی آزمون در راهنمای خواندن فاکتور با هوش مصنوعی آمده است.
برای هر کار، نقش مناسب را انتخاب کنید
| گیرنده و کار مورد انتظار | نقش مناسب | فایل قابل اشتراک |
|---|---|---|
| پیمانکار فقط تاریخ تحویل را می‌بیند | بیننده | نسخه جداگانه با شماره سفارش و تاریخ |
| همکار پیشنهاد اصلاح زمان تحویل را ثبت می‌کند | نظر‌دهنده | نسخه برنامه تحویل تیم |
| مسئول ارسال وضعیت سفارش را تغییر می‌دهد | ویرایشگر | فایل عملیاتی تیم |
اگر دو مخاطب باید داده‌های متفاوتی ببینند، برای هرکدام فایل مناسب بسازید. در نسخه بیرونی فقط ستون‌های لازم را کپی کنید و پیش از ارسال، تب‌ها، یادداشت‌ها و اطلاعات اضافی را مرور کنید. راهنمای رسمی نقش‌های اشتراک‌گذاری گوگل
پیش از ارسال و پس از پایان کار، دسترسی را امتحان کنید
- از گیرنده بخواهید با همان حسابی که مجوز گرفته لینک را باز کند و نقش خود را امتحان کند.
- لینک نسخه بیرونی را در پنجره خصوصی مرورگر، بدون ورود به حساب، باز کنید. برای فایل محدود انتظار دارید محتوای فایل باز نشود. این آزمون فقط دسترسی بدون ورود را می‌سنجد، بنابراین فهرست حساب‌ها و گروه‌های مجاز را هم بررسی کنید.
- زمان پایان دسترسی را در تقویم تیم یادداشت کنید. پس از تحویل کار، حساب پیمانکار را از فهرست مجوزها بردارید و دسترسی پوشه والد را دوباره بررسی کنید.
برای فایل‌های حیاتی کسب و کار، در کنار کنترل دسترسی یک نسخه پشتیبان قابل بازیابی هم داشته باشید. نمونه اجرای این کار در راهنمای آزمون بازیابی فایل اکسل موجودی آمده است.
پیشنهاد از فروشگاه راه ایده آل
دیدگاه‌ها