وقتی کار نیمه‌تمام می‌ماند، چطور راحت‌تر به آن برگردیم؟
وسط نوشتن پیشنهاد برای مشتری هستید که همکار فروش برای حل یک مشکل فوری تماس می‌گیرد. به تماس جواب می‌دهید، اما هنوز در ذهنتان دنبال عددی می‌گردید که باید در پیشنهاد وارد می‌کردید. وقتی به فایل برمی‌گردید، چند دقیقه هم صرف پیدا کردن آخرین تغییر می‌شود. یک یادداشت کوتاه درست پیش از ترک کار می‌تواند نقطه شروع را برای برگشت روشن کند.
چرا ذهن از کار قبلی جدا نمی‌شود؟
سوفی لروی و ترزا گلامب در پژوهشی در سال ۲۰۱۸ بررسی کردند که وقتی افراد انتظار دارند پس از وقفه با کمبود وقت به کار قبلی برگردند، چه اتفاقی برای تمرکز روی کار جدید می‌افتد. در چهار مطالعه، برنامه کوتاه برای ازسرگیری کار با کاهش درگیری ذهنی با کار قبلی و عملکرد بهتر روی کارِ ایجادکننده وقفه همراه بود. این درگیری ذهنی را «باقی‌مانده توجه» می‌نامند. مقاله لروی و گلامب در نشریه علم سازمان
اگر یادداشت را می‌نویسید اما در زمان مناسب آن را باز نمی‌کنید، مرور آن را به یک نشانه مشخص وصل کنید. مثلاً «اگر تماس تمام شد، یادداشت پرونده فروش را باز می‌کنم». این همان قالب برنامه اگر ـ آنگاه است.
پیش از ترک کار چه بنویسیم؟
یادداشت را همان جایی بگذارید که دوباره کار را باز می‌کنید، مثل ابتدای پیش‌نویس یا کارت همان کار در ابزار تیم. سه جمله کافی است. جمله اول می‌گوید تا کجا پیش رفته‌اید. جمله دوم اولین اقدام قابل انجام را مشخص می‌کند. جمله سوم می‌گوید چه زمانی به کار برمی‌گردید یا اگر ادامه کار به فرد دیگری وابسته است، چه چیزی را پیگیری می‌کنید.
| بخش یادداشت | نمونه برای پیشنهاد فروش |
|---|---|
| کجا متوقف شدم؟ | شرح خدمات کامل است. هزینه حمل در جدول قیمت خالی است. |
| اولین قدم بعدی چیست؟ | آخرین نرخ حمل را از پیام واحد ارسال پیدا کنم و در ردیف سوم وارد کنم. |
| چه زمانی برمی‌گردم؟ | بعد از تماس، ساعت ۱۱:۳۰. اگر نرخ نرسیده بود، از مسئول ارسال زمان پاسخ را بپرسم. |
عبارت «ادامه پیشنهاد» برای کسی که یک ساعت دیگر فایل را باز می‌کند اطلاعات چندانی ندارد. اگر فایل چند نسخه دارد، نام نسخه و شماره ردیف را هم اضافه کنید. اگر هنوز تصمیم نگرفته‌اید، سؤال باز را ثبت کنید. مثلاً بنویسید «آیا هزینه نصب در مبلغ پایه آمده یا جدا محاسبه می‌شود؟» با این کار، اختلافی که هنگام برگشت باید حل کنید از قبل معلوم است.
تمرین پنج‌روزه برای محیط کار
- دو روز اول، برای یک کار تکرارشونده مانند تنظیم پیشنهاد فروش یا بررسی سفارش‌ها، زمان بازگشت به کار را ثبت کنید. از لحظه باز کردن فایل تا انجام اولین اقدام واقعی زمان بگیرید.
- سه روز بعد، در وقفه‌های مشابه، پیش از تغییر کار یادداشت سه‌جمله‌ای بگذارید و همان فاصله را دوباره بسنجید. کنار زمان، نوع وقفه و مدت آن را هم بنویسید تا تماس کوتاه را با جلسه طولانی مقایسه نکنید.
- آخر هفته یادداشت‌ها را مرور کنید. اگر هنوز وقت زیادی برای پیدا کردن فایل صرف می‌شود، نشانی فایل را اضافه کنید. اگر فایل باز است اما تصمیم قبلی را به یاد نمی‌آورید، دلیل آخرین تصمیم را در یک جمله ثبت کنید.
در وقفه فوری، اگر فرصت نوشتن ندارید، بعد از رسیدگی به موضوع فوری نقطه توقف را ثبت کنید. اگر در یک کسب و کار چند نفر روی یک پرونده کار می‌کنند، یادداشت را در همان پرونده بگذارید تا همکار بعدی هم بداند کار از کجا ادامه پیدا می‌کند.
برای مرور نتیجه این آزمون در پایان هفته، از تمرین مرور بعد از اقدام استفاده کنید.
پیشنهاد از فروشگاه راه ایده آل
دیدگاه‌ها