پشتیبان‌گیری از فایل اکسل موجودی و آزمون بازیابی در ۲۰ دقیقه
فرض کنید صبح شنبه فایل اکسل موجودی باز نمی‌شود و همکار انبار باید تا ظهر سفارش خرید را آماده کند. آخرین نسخه پشتیبان را پیدا می‌کنید، اما آیا اطلاعات آن به اندازه کافی تازه است؟ آیا فرمول نقطه سفارش بعد از بازیابی هنوز کار می‌کند؟ با یک تمرین ۲۰ دقیقه‌ای می‌توانید پاسخ هر دو سؤال را پیش از وقوع خرابی پیدا کنید.
همگام‌سازی فایل چه کمکی می‌کند؟
پوشه همگام‌شده دسترسی اعضای تیم را آسان می‌کند و تاریخچه نسخه‌ها، اگر فعال و در دسترس باشد، می‌تواند برای برگشت از یک ویرایش اشتباه مفید باشد. با این حال، دسترسی به همان حساب یا سالم بودن نسخه‌های قبلی را در زمان خرابی نمی‌توان فرض کرد. برای فایل‌های حیاتی کسب و کار، یک نسخه پشتیبان رمزگذاری‌شده و آفلاین در نظر بگیرید و بازیابی آن را دوره‌ای آزمایش کنید. این توصیه در راهنمای مقابله با باج‌افزار آژانس امنیت سایبری آمریکا هم آمده است. راهنمای پشتیبان‌گیری و بازیابی
تمرین ۲۰ دقیقه‌ای بازیابی فایل موجودی
- دقیقه ۰ تا ۴ | معیار پذیرش را مشخص کنید. تاریخ و ساعت نسخه پشتیبان را یادداشت کنید. از گزارش ثبت انبار در همان مقطع، تعداد ردیف‌ها و موجودی سه کالای پرتردد را بردارید. اگر فایل به داده‌های بیرونی وابسته است، نام فایل‌های ورودی را هم ثبت کنید.
- دقیقه ۴ تا ۱۲ | فایل را جداگانه بازگردانید. از همکار جایگزین بخواهید با مجوز خودش نسخه را پیدا کند و در پوشه آزمایشی ذخیره کند. برای تمرین، فایل اصلی را حذف یا بازنویسی نکنید. زمان را از شروع جست‌وجو تا بازشدن نسخه بازیابی‌شده بگیرید.
- دقیقه ۱۲ تا ۱۷ | کارکرد فایل را بسنجید. موجودی سه کالا را با گزارش همان تاریخ مقایسه کنید. در نسخه آزمایشی یک خروج کالا ثبت کنید و ببینید موجودی و هشدار سفارش مطابق انتظار تغییر می‌کند. برای شناخت این شاخص، راهنمای محاسبه نقطه سفارش را ببینید.
- دقیقه ۱۷ تا ۲۰ | فاصله داده را اندازه بگیرید. گردش‌های ثبت‌شده پس از زمان نسخه پشتیبان را بشمارید. مشخص کنید کدام سند یا گزارش منبع ورود مجدد است و چه کسی آن‌ها را تطبیق می‌دهد. اگر تمرین در ۲۰ دقیقه تمام نشد، زمان واقعی و مرحله‌ای را که متوقف شده ثبت کنید.
نمونه ثبت نتیجه برای یک فروشگاه
| آزمون | نتیجه | اقدام |
|---|---|---|
| دسترسی به فایل | نسخه در ۸ دقیقه باز شد. | زمان بازکردن فایل را جدا از زمان آماده‌شدن برای کار ثبت کنید. |
| فرمول نقطه سفارش | با ثبت خروج آزمایشی، هشدار یک کالا به‌روز نشد. | فرمول و فایل ورودی را بررسی کنید و آزمون را دوباره انجام دهید. |
| گردش پس از نسخه پشتیبان | ۱۲ ورود و خروج در فایل بازیابی‌شده نیست. | گردش‌ها را از اسناد انبار تطبیق دهید و سپس در نسخه بازیابی‌شده وارد کنید. |
در این مثال، بازشدن فایل ۸ دقیقه طول کشید، اما فروشگاه هنوز نمی‌تواند با خیال راحت سفارش خرید بزند. زمان بازیابی عملیاتی را وقتی ثبت کنید که کنترل‌ها پاس شده باشند و همکار مسئول بتواند دوباره کارش را انجام دهد. اگر ثبت مجدد ۱۲ گردش از تحمل تیم بیشتر است، فاصله بین پشتیبان‌گیری‌ها را کوتاه‌تر کنید و دوباره آزمون بگیرید.
پیشنهاد از فروشگاه راه ایده آل
دیدگاه‌ها