مرور هفتگی پیشرفت کاری؛ در ۲۰ دقیقه برای هفته بعد تصمیم بگیرید
گاهی جمعه می‌رسد و می‌بینیم که طی هفته به ده‌ها پیام جواب داده‌ایم، چند جلسه را پشت سر گذاشته‌ایم و ساعت‌های زیادی کار کرده‌ایم، اما نمی‌دانیم پروژه‌ای که برایمان مهم بود دقیقاً کجا ایستاده است. در این وضعیت، اضافه کردن یک فهرست بلند دیگر ممکن است فقط ثبت کار را بیشتر کند. مرور هفتگی زمانی ارزش دارد که بتوانیم یک تغییر واقعی را پیدا کنیم، مانع بعدی را بشناسیم و برای هفته آینده تصمیمی بگیریم که قابل امتحان باشد. برای این کار یک برگه، چند نمونه از خروجی‌های هفته و بیست دقیقه زمان کافی است تا روش را برای نخستین بار اجرا کنیم.
پیشرفت را با چه چیزی می‌توان دید؟
پیشرفت یعنی فاصله بین وضع موجود و یک نتیجه مشخص کم شده است. شکل این تغییر به کاری که انجام می‌دهید بستگی دارد. برای کسی که پیشنهاد تجاری می‌نویسد، تأیید دامنه توسط مشتری نشانه مهمی است. برای پژوهشگری که داده جمع می‌کند، حل شدن ابهام در تعریف یکی از متغیرها ممکن است مهم‌تر از تعداد صفحه‌هایی باشد که نوشته است. در یک کسب و کار کوچک، پاسخ مستند به این پرسش که مشتری چرا پیشنهاد را نمی‌پذیرد، می‌تواند یک قدم معتبر باشد، حتی اگر این هفته هنوز فروشی ثبت نشده باشد.
در یک فراتحلیل منتشرشده در سال ۲۰۱۶، بنجامین هارکین و همکاران داده‌های پژوهش‌های آزمایشی درباره پایش پیشرفت هدف را بررسی کردند. در مجموع، مداخله‌هایی که پایش پیشرفت را بیشتر کردند با دستیابی بهتر به هدف همراه بودند. پژوهشگران همچنین گزارش کردند که اثر در مطالعاتی که نتیجه به شکل مشخص ثبت می‌شد بیشتر بود. تمرین این مقاله یک کاربرد عملی از ایده ثبت و بازبینی پیشرفت است. بیست دقیقه و قالب پیشنهادی، انتخاب اجرایی این تمرین‌اند و می‌توانید زمان و فاصله مرور را با چرخه واقعی کار خود تنظیم کنید.
چهار دقیقه اول، نتیجه مورد انتظار را مشخص کنید
یک پروژه را انتخاب کنید که تا چند هفته دیگر باید درباره آن تصمیم بگیرید یا چیزی تحویل دهید. هدف هفته را با فعلی بنویسید که نتیجه‌اش قابل مشاهده باشد. برای مثال، عبارت «روی آموزش تیم کار کنم» به شما نمی‌گوید در پایان هفته چه چیزی باید وجود داشته باشد. عبارت «یک کارشناس تازه بتواند با راهنمای جدید یک سفارش آزمایشی ثبت کند» معیار روشن‌تری دارد. اگر نتیجه اصلی زمان زیادی می‌برد، یک گام میانی را انتخاب کنید که واقعاً به آن نتیجه وصل باشد. در مثال آموزش، آماده کردن نسخه آزمایشی راهنما می‌تواند یک گام باشد، به شرطی که بعداً به آزمون ثبت سفارش برسد.
اگر ابتدای هفته هدف را ثبت نکرده‌اید، از پیام‌ها یا تقویم خود کمک بگیرید تا ببینید چه تعهدی واقعاً وجود داشته است. در مرور اول، یک جمله درباره هدفی که اکنون برایتان مهم است بنویسید و در کنار آن مشخص کنید که این تعریف امروز ثبت شده است. مرور هفته قبل همچنان می‌تواند اطلاعات بدهد، اما از هفته بعد مقایسه دقیق‌تر می‌شود، چون انتظار اولیه را پیش از دیدن نتیجه نوشته‌اید. این تفاوت به‌ویژه زمانی مهم است که رویدادهای جدید باعث شده‌اند برداشت شما از یک هفته موفق تغییر کند.
پنج دقیقه بعد، شواهد را روی میز بگذارید
حداکثر سه شاهد انتخاب کنید. یک نسخه فرستاده‌شده، پاسخ روشن مشتری، نمونه‌ای که آزمایش شده یا مسئله‌ای که با بررسی داده منتفی شده، هر یک می‌تواند شاهد باشد. در کنار آن بنویسید دقیقاً چه چیزی تغییر کرده است. جمله «جلسه فروش برگزار شد» شرح فعالیت است. جمله «دو مشتری گفتند برای تصمیم‌گیری به نمونه قابل مشاهده نیاز دارند» یافته جلسه را نشان می‌دهد. اگر فقط یکی از مشتریان چنین گفته، همان یک نفر را ثبت کنید. این جزئیات کمک می‌کند از یک نمونه محدود، نتیجه‌ای بزرگ‌تر از داده نسازید.
در برخی هفته‌ها، نتیجه‌ای ندارید که بیرون از تیم دیده شود. مثلاً کسی که گزارش را آماده می‌کند، منتظر داده یک واحد دیگر است. در این حالت شواهدی مانند فهرست داده‌های موجود، تاریخ درخواست و بخشی که با داده فعلی تکمیل شده مفیدند. به جای ثبت «گزارش پیش نرفت»، مشخص کنید کدام بخش در انتظار پاسخ است و کدام بخش با اطلاعات موجود می‌تواند جلو برود. اگر هیچ شاهدی به یاد نمی‌آورید، یک بار پیام یا فایل مربوط را پیدا کنید. کیفیت مرور به صحت این مشاهده وابسته است و یک سند معتبر برای شروع کفایت می‌کند.
پنج دقیقه برای تشخیص مانع صرف کنید
مانع را با جمله‌ای بنویسید که شخص دیگری هم بتواند آن را بررسی کند. «تمرکز ندارم» ممکن است شرح یک تجربه واقعی باشد، اما تصمیم بعدی را روشن نمی‌کند. اگر می‌بینید هر سه بار که می‌خواستید قیمت را محاسبه کنید، هزینه حمل هنوز مشخص نبود، علت محتمل به ورودی کار مربوط است. اگر ورودی کامل بود اما هر بار وظیفه فوری دیگری جای آن را گرفت، مسئله به اولویت یا زمان برمی‌گردد. هر دو ممکن است در یک هفته اتفاق افتاده باشند. یکی را انتخاب کنید که با تغییر آن، امتحان هفته بعد معنی‌دارتر می‌شود.
گاهی مانع به اختیار شخص دیگری وابسته است. برای مثال باید از مدیر تأیید بگیرید و مدیر فقط روز مشخصی موضوع را بررسی می‌کند. در این حالت نام تصمیم، تاریخ لازم و اطلاعاتی را که باید برای تصمیم آماده کنید ثبت کنید. اگر مانع در اختیار شماست، اقدام را تا حدی کوچک کنید که بتوانید همین هفته تشخیص دهید آیا اثر داشته است. اگر مسیر کار نامعلوم است، یک آزمایش کوچک طراحی کنید تا یکی از فرض‌ها روشن شود. برای نمونه، پیش از بازنویسی کل پیشنهاد، یک صفحه نمونه را برای بررسی دامنه بفرستید و پرسش مشخصی درباره همان صفحه مطرح کنید.
شش دقیقه آخر، تصمیم هفته بعد را قابل آزمون کنید
برای هفته بعد یک خروجی، یک زمان بازبینی و یک شرط تصمیم بنویسید. مثلاً «تا سه‌شنبه دو نمونه از راهنمای سفارش را با کارشناس تازه آزمایش می‌کنم. اگر در هر دو نمونه مرحله انتخاب روش ارسال مبهم باشد، چهارشنبه آن مرحله را بازنویسی می‌کنم.» اگر انجام کار به پاسخ دیگران وابسته است، کاری را که خودتان می‌توانید تحویل دهید از نتیجه‌ای که منتظرش هستید روشن کنید. در مثال پیشنهاد تجاری، ارسال نسخه و دریافت تأیید دو رویداد متفاوت‌اند. می‌توانید برای هرکدام یک تاریخ داشته باشید و معلوم کنید در صورت تأخیر، چه زمانی پیگیری می‌کنید.
تصمیم را در همان جایی ثبت کنید که در مرور بعدی به آن دسترسی دارید. یک یادداشت کوتاه در تقویم یا دفتر پروژه کافی است. اگر برای شروع اقدام به یک زمان و موقعیت روشن نیاز دارید، روش برنامه اگر ـ آنگاه برای شروع کارهای عقب‌افتاده می‌تواند به تعیین موقعیت اجرا کمک کند. در مرور پیشرفت، شرط تصمیم به شما کمک می‌کند پس از دیدن شواهد واکنش مناسبی انتخاب کنید. مثلاً اگر نمونه دوم نیز همان خطا را نشان داد، فرایند را اصلاح می‌کنید. اگر آزمایش به دلیل در دسترس نبودن کارشناس انجام نشد، ابتدا زمان یا فرد جایگزین را تعیین می‌کنید.
مثال کامل از یک تیم کوچک خدماتی
فرض کنید تیمی می‌خواهد بسته طراحی بروشور برای مشتریان صنعتی عرضه کند. ابتدای هفته هدف گذاشته که سه مخاطب مناسب بتوانند دامنه بسته را بفهمند و مشخص کنند آیا برایشان کاربرد دارد. تیم طی هفته یک صفحه معرفی نوشته، چند قیمت داخلی گرفته و سه نسخه آزمایشی فرستاده است. یک مخاطب پاسخ داده که تعداد دفعات اصلاح روشن نیست. مخاطب دوم درباره مدت تحویل پرسیده و مخاطب سوم هنوز جواب نداده است. در پایان هفته، اعضای تیم می‌توانند دقیقاً بنویسند که از سه درخواست، دو پاسخ گرفته‌اند و در دو بخش متفاوت از متن ابهام دیده‌اند.
تیم هنوز شواهد کافی ندارد که قیمت علت اصلی نخریدن است. تصمیم می‌گیرد نسخه دوم را با توضیح روشن تعداد اصلاح‌ها و بازه تحویل آماده کند و به همان دو نفر نشان دهد. این‌بار پرسش مشخص است. اگر سفارش بدهید، چه چیزی را چه زمانی تحویل می‌گیرید و در صورت درخواست تغییر چه اتفاقی می‌افتد؟ پاسخ مخاطب به زبان خودش کمک می‌کند معلوم شود پیام را چطور فهمیده است. اگر هر دو نفر برداشت مطابق متن داشته باشند، تیم می‌تواند در گام بعدی درباره تناسب قیمت یا علاقه به خرید سؤال کند. اگر ابهام باقی بماند، پیش از تغییر قیمت یک دور دیگر روی شیوه توضیح بسته کار می‌کند.
| بخش | یادداشت تیم |
|---|---|
| انتظار | سه مخاطب دامنه بسته را بررسی کنند |
| شاهد | دو پاسخ ثبت شد و یک نفر هنوز پاسخ نداده است |
| مانع | توضیح اصلاحات و زمان تحویل روشن نبود |
| تصمیم | نسخه دوم را با دو مخاطب آزمایش کنیم |
| معیار بازبینی | مخاطب بتواند دامنه و زمان را با بیان خودش توضیح دهد |
وقتی هیچ عددی برای گزارش ندارید
در کار پژوهشی و خلاق، ممکن است چند روز برای فهمیدن یک مسئله صرف شود و هنوز تحویل مستقلی وجود نداشته باشد. در چنین هفته‌ای می‌توانید یک پرسش یا فرض را دنبال کنید. مثلاً پژوهشگری که در حال طراحی مصاحبه است، پس از اجرای آزمایشی متوجه می‌شود شرکت‌کننده‌ها واژه «همکاری» را متفاوت می‌فهمند. شاهد او یادداشت دو مصاحبه است. اقدام بعدی می‌تواند تبدیل یک سؤال کلی به پرسش درباره یک رویداد مشخص در ماه گذشته باشد. معیار بازبینی این است که پاسخ‌دهنده بتواند با نام بردن از طرف مقابل و توضیح نوع تعامل، نمونه روشنی ارائه دهد. با این روش یادگیری ثبت می‌شود و می‌توان اثر اصلاح پرسش را دوباره دید.
بعد از سه مرور، روش را ارزیابی کنید
سه نشانه را دنبال کنید. اول اینکه چند بار توانستید با شاهد روشن بگویید چه چیزی تغییر کرده است. دوم اینکه چند اقدام هفته بعد انجام شد یا به دلیل مشخص تغییر کرد. سوم اینکه یک مانع چند بار تکرار شد. تکرار یک مانع می‌تواند نشان دهد حل آن به تصمیمی در سطح تیم یا تغییر در فرایند نیاز دارد. اگر در هر سه هفته داده فروش دیر رسیده، یک ساعت بیشتر برای نوشتن گزارش احتمالاً مسئله را حل نمی‌کند. در مرور بعدی می‌توانید یک زمان ثابت برای تحویل داده یا نسخه جایگزین گزارش با اطلاعات موجود تعریف کنید.
در هفته پرکار، مرور را با یک پروژه و یک تصمیم انجام دهید. اگر شاخصی را ثبت می‌کنید که هیچ تصمیمی را عوض نمی‌کند، کنار آن بنویسید چه استفاده‌ای از آن انتظار دارید و اگر کاربردی پیدا نشد حذفش کنید. تعداد ردیف‌های پرشده معیار موفقیت این تمرین نیست. یک مرور خوب باید به شما امکان دهد در ابتدای هفته بدانید چه خروجی را دنبال می‌کنید و در پایان هفته بتوانید با شواهد درباره ادامه یا تغییر مسیر تصمیم بگیرید.
پیشنهاد از فروشگاه راه ایده آل
دیدگاه‌ها