سقف اعتبار مشتری را چطور تعیین کنیم؟ راهنمای فروش نسیه با مثال عددی
وقتی مشتری عمده می‌خواهد سفارش تازه‌اش را نسیه بخرد، پرسش معمول این است که آیا مشتری خوش‌حساب است. پاسخ به این پرسش لازم است، اما برای تأیید سفارش کافی نیست. حتی مشتری‌ای که همه فاکتورها را سر موعد می‌پردازد، ممکن است چند سفارش هم‌زمان داشته باشد که جمع آن‌ها از توان مالی فروشنده بیشتر است. سقف اعتبار مشتری کمک می‌کند پیش از پذیرش سفارش بدانیم چه مبلغی از فروش، هم‌زمان در انتظار وصول خواهد ماند و اگر پرداخت عقب بیفتد، چقدر سرمایه برای ادامه کار لازم داریم.
سقف اعتبار مشتری دقیقاً چه چیزی را محدود می‌کند؟
سقف اعتبار، حداکثر تعهد باز فروشنده در برابر یک مشتری در هر لحظه است. مهلت پرداخت، فاصله زمانی بین نقطه شروع توافق‌شده و سررسید را تعیین می‌کند. برای مثال، ممکن است به یک خریدار سقف ۸۰ میلیون تومان با مهلت ۳۰ روز بدهید. اگر همان مشتری ۷۵ میلیون تومان تعهد باز داشته باشد، فقط ۵ میلیون تومان جا برای فروش نسیه تازه دارد، حتی اگر هیچ فاکتوری عقب نیفتاده باشد. پس در فرم سفارش، مبلغ قابل استفاده و سررسید را در دو فیلد جداگانه ثبت کنید.
تعهد باز معمولاً از مانده فاکتورهای پرداخت‌نشده و بخش نسیه سفارش‌های قطعی تشکیل می‌شود که هنوز فاکتور نشده‌اند. اگر سفارش پس از صدور فاکتور همچنان در فهرست سفارش‌های باز دیده می‌شود، مبلغ آن را فقط یک بار بشمارید. پیش‌پرداخت را نیز پس از وصول و ثبت روی سفارش منظور کنید. مبلغی که در پیام مشتری وعده داده شده یا تصویری از رسید آن رسیده، تا زمان تطبیق با دریافت واقعی، ظرفیت اعتبار را آزاد نمی‌کند. فاکتور مورد اختلاف را هم تا زمان اصلاح رسمی یا تسویه در مانده نگه دارید و وضعیت اختلاف را در ستون مستقلی بنویسید.
۱. برای کل مشتریان یک بودجه اعتبار تعیین کنید
قبل از تخصیص اعتبار به افراد، برای کل فروش نسیه یک بودجه تعیین کنید. دریافت‌های محتمل را کنار حقوق، اجاره، خرید کالا و سایر پرداخت‌های ضروری هفته‌های پیش رو بنویسید. سپس وصول چند دریافت بزرگ را در یک سناریوی بدبینانه عقب ببرید و ببینید آیا موجودی نقدی هنوز از حداقل مورد نیاز کسب و کار بیشتر است. این بررسی نشان می‌دهد چند مشتری می‌توانند هم‌زمان از اعتبار استفاده کنند. جمع سقف‌های اسمی می‌تواند از بودجه واقعی بیشتر شود، اما در این صورت باید پیش از هر سفارش جدید، مجموع تعهد باز همه مشتریان را نیز کنترل کنید.
مبلغ فاکتور و وجه نقدی که برای تولید یا ارسال سفارش خرج می‌شود، دو عدد متفاوت‌اند. ممکن است فروش ۱۰۰ میلیون تومانی به خرید ۶۰ میلیون تومان مواد اولیه و پرداخت ۱۰ میلیون تومان حمل و دستمزد نیاز داشته باشد. برای سنجش تعهد مشتری از مبلغ فروش و برای سنجش فشار نقدی از زمان و مبلغ پرداخت‌های واقعی استفاده کنید. اگر بخشی از هزینه پس از وصول فاکتور پرداخت می‌شود، زمان آن را در تقویم نقدی ثبت کنید. مقاله سنجش اثر تمرکز فروش روی یک مشتری به ارزیابی وضعیتی کمک می‌کند که بخش بزرگی از دریافت‌ها از یک خریدار یا گروه تأمین می‌شود.
۲. نیاز خرید و سابقه پرداخت مشتری را کنار هم بگذارید
برای مشتری فعلی، چند چرخه اخیر سفارش و پرداخت را مرور کنید. از هر فاکتور مبلغ، تاریخ سررسید، تاریخ پرداخت و روزهای تأخیر را استخراج کنید. پرداخت قسطی را هم در نظر بگیرید، زیرا اولین واریز ممکن است فقط بخشی از فاکتور را پوشش داده باشد. با این داده‌ها می‌توان تشخیص داد کدام تأخیر ناشی از اختلاف در تحویل است و کدام تأخیر حتی برای فاکتورهای بدون اختلاف تکرار می‌شود. اگر فرایند تأیید فاکتور در سازمان مشتری ده روز طول می‌کشد، زمان‌بندی وصول را با همین فرایند بسنجید و نقطه شروع مهلت را در توافق شفاف کنید.
برای برآورد اولیه نیاز مشتری، تعداد سفارش‌هایی را که تا نخستین وصول روی هم جمع می‌شوند در مبلغ معمول سفارش ضرب کنید. مثلاً اگر مشتری هر هفته ۲۰ میلیون تومان خرید می‌کند و عملاً پس از چهار هفته پول می‌رسد، حدود ۸۰ میلیون تومان اعتبار می‌خواهد. اگر خریدهای او نوسان دارد، تاریخ سفارش‌های واقعی را در تقویم وارد کنید و بیشترین مانده پیش از وصول را پیدا کنید. برآورد چهار هفته‌ای صرفاً شروع کار است. هفته تعطیل، پرداخت در آخر ماه یا تجمع چند سفارش در یک روز می‌تواند مانده واقعی را تغییر دهد.
سقف شروع را در حدی انتخاب کنید که با سه چیز سازگار باشد: الگوی سفارش، شواهد پرداخت و تحمل نقدی فروشنده. برای مشتری تازه که سابقه پرداخت نزد شما ندارد، می‌توانید چند خرید اول را نقدی یا با پیش‌پرداخت انجام دهید و افزایش سقف را به ثبت چند تسویه واقعی وابسته کنید. مسئول فروش باید از ابتدا به مشتری بگوید چه اطلاعاتی مبنای بازنگری است تا کاهش یا افزایش بعدی سقف، تصمیمی ناگهانی به نظر نرسد.
۳. پیش از تأیید هر سفارش، ظرفیت باقیمانده را حساب کنید
فرمول کاربردی ساده است. اعتبار قابل استفاده برابر است با سقف مصوب منهای تعهد باز. بخش نسیه سفارش تازه باید در اعتبار باقیمانده جا شود. اگر مانده از سقف بالاتر رفته است، فروش نسیه اضافه را متوقف کنید و ابتدا مشخص کنید چه مقدار باید وصول یا چه مقدار از سفارش قطعی لغو شود تا مانده به زیر سقف برسد. مشتری دارای فاکتور معوق را حتی با وجود فضای عددی آزاد، طبق شرط توافق‌شده بررسی کنید. بهتر است شرط توقف ناشی از معوقه به‌صورت روشن به فروش و واحد مالی ابلاغ شود.
فرض کنید تولیدکننده‌ای برای یک خریدار سقف ۱۰۰ میلیون تومان تعیین کرده است. مشتری ۴۲ میلیون تومان مانده فاکتور و ۲۶ میلیون تومان سفارش قطعی فاکتورنشده دارد. او سفارش جدیدی به مبلغ ۵۰ میلیون تومان می‌خواهد. همه ارقام در جدول فرضی و به میلیون تومان‌اند.
| شرح | مبلغ |
|---|---|
| سقف اعتبار مصوب | ۱۰۰ |
| مانده فاکتورهای قبلی | ۴۲ |
| سفارش قطعی فاکتورنشده | ۲۶ |
| کل تعهد باز پیش از سفارش | ۶۸ |
| اعتبار قابل استفاده | ۳۲ |
| حداقل پیش‌پرداخت لازم برای سفارش ۵۰ میلیونی | ۱۸ |
با پیش‌پرداخت ۱۸ میلیون تومانی، ۳۲ میلیون تومان باقیمانده سفارش به تعهد باز اضافه می‌شود و سقف کامل مصرف خواهد شد. اگر خریدار ترجیح دهد بخشی از بدهی قبلی را بپردازد، دریافت ۱۸ میلیون تومان بابت فاکتورهای قبلی هم به همان اندازه فضا آزاد می‌کند. از نظر مذاکره، این دو راه یکسان نیستند. وصول فاکتور قبلی مانده همان فاکتور و سن بدهی آن را کاهش می‌دهد، در حالی که پیش‌پرداخت جدید به سفارش جدید تعلق دارد. این تفاوت را در ثبت مالی حفظ کنید تا گزارش معوقه گمراه‌کننده نشود.
حالا فرض کنید سفارش جدید برای اجرا به ۳۵ میلیون تومان وجه نقد نیاز دارد و باقیمانده نقد آزاد فروشنده پس از پرداخت‌های قطعی فقط ۱۰ میلیون تومان است. با پیش‌پرداخت ۱۸ میلیون تومان، هنوز ۷ میلیون تومان کمبود وجود دارد. فروشنده می‌تواند درخواست ۲۵ میلیون تومان پیش‌پرداخت کند یا با مشتری بر سر تحویل مرحله‌ای توافق کند. تحویل مرحله‌ای زمانی از فشار اعتبار می‌کاهد که تعهد هر مرحله و زمان قطعی‌شدن آن مشخص باشد. شکستن یک سفارش قطعی به چند فاکتور، به خودی خود مبلغ تعهد باز را کاهش نمی‌دهد.
۴. تصمیم و استثنا را برای تیم قابل پیگیری کنید
برای هر مشتری یک ردیف خلاصه با سقف مصوب، مهلت پرداخت، مانده فاکتورها، مانده سفارش‌های قطعی، مبلغ معوق و تاریخ بازبینی داشته باشید. تاریخ آخرین به‌روزرسانی را درج کنید. در کنار این ردیف خلاصه، فاکتورها و سفارش‌ها را جداگانه با شناسه یکتا ثبت کنید تا روشن باشد عدد از کجا آمده است. اگر دو فروشنده هم‌زمان با یک مشتری کار می‌کنند، سفارش قطعی را هنگام تأیید در همان فایل مشترک ثبت کنید تا اعتبار آزاد در دو معامله هم‌زمان مصرف نشود.
گاهی مشتری سفارش فصلی دارد و افزایش کوتاه‌مدت سقف قابل بررسی است. در این حالت مبلغ اضافه، آخرین تاریخ استفاده، سفارش مشمول و شخص تأییدکننده را ثبت کنید. بعد از تاریخ پایان، سقف عادی را مبنای سفارش‌های تازه قرار دهید و تعهدهای قبلی را تا وصول پیگیری کنید. اگر چند شرکت وابسته عملاً از یک منبع پرداخت استفاده می‌کنند، علاوه بر سقف جداگانه هر شرکت، مجموع تعهد آن‌ها را هم ببینید. این کار به‌ویژه وقتی اهمیت دارد که تأخیر یک پرداخت‌کننده بتواند چند حساب را هم‌زمان تحت تأثیر قرار دهد.
خطاهای رایج و روش سنجش نتیجه
یکی از خطاها تمدید مهلت در فایل داخلی بدون ثبت دلیل است. با این کار، فاکتور معوق از گزارش خارج می‌شود و الگوی واقعی پرداخت پنهان می‌ماند. تاریخ سررسید اولیه و تاریخ توافق اصلاحی را جدا ثبت کنید. خطای دیگر افزایش خودکار سقف هم‌زمان با رشد فروش است. اگر سرعت وصول بهبود نیافته باشد، رشد سفارش می‌تواند به مانده بیشتر و کمبود پول برای اجرای سفارش بعدی منجر شود. خطای سوم کنترل اعتبار فقط هنگام صدور فاکتور است. در آن زمان ممکن است مواد خریداری شده یا تولید شروع شده باشد و قدرت مذاکره درباره پیش‌پرداخت کمتر باشد.
ماهانه نسبت مبلغ معوق به کل مانده فاکتورهای باز، مبلغ سفارش‌های عبورکرده از سقف و تعداد سفارش‌های متوقف یا مرحله‌بندی‌شده را بررسی کنید. نسبت معوقه را با مبلغ اسمی مطالبات کنار هم بخوانید. ممکن است نسبت به دلیل رشد فروش تازه کاهش پیدا کند، در حالی که مبلغ معوق ثابت مانده یا بیشتر شده است. درباره فروش از دست رفته نیز دلیل دقیق ثبت کنید. اگر مشتری به دلیل نیاز به زمان بیشتر برای تأیید فاکتور منصرف شده، راه‌حل با زمانی که مشکل از قیمت یا زمان تحویل است فرق دارد.
برای شروع، پنج مشتری با بیشترین تعهد باز را انتخاب کنید. یک بار محاسبه را با اطلاعات امروز انجام دهید و بار دوم فرض کنید پرداخت بزرگ‌ترین فاکتور باز هر مشتری یک هفته عقب افتاده است. سپس تقویم پرداخت‌های ضروری را دوباره مرور کنید و تصمیم بگیرید برای کدام حساب باید سفارش بعدی مشروط به وصول، پیش‌پرداخت یا تحویل مرحله‌ای باشد. در بازبینی بعدی، تاریخ واریز واقعی را کنار پیش‌بینی قرار دهید. پس از چند چرخه، همین اختلاف‌ها به شما نشان می‌دهند کدام بخش از سیاست اعتبار به تنظیم دوباره نیاز دارد.
برای ثبت سررسیدها و پیگیری وصول فاکتورها، این ابزار فروشگاه آی‌وی به کار می‌آید.
پیشنهاد از فروشگاه راه ایده آل
دیدگاه‌ها