خواندن فاکتور با هوش مصنوعی؛ قبل از خرید ابزار چه چیزی را آزمایش کنیم؟
اگر آخر هر هفته چند ساعت صرف وارد کردن شماره، تاریخ و مبلغ فاکتورهای فروش در اکسل می‌کنید، خواندن خودکار فاکتور ارزش آزمایش دارد. ابزارهای تشخیص متن می‌توانند نوشته‌های روی عکس یا اسکن را بخوانند و ابزارهای استخراج سند می‌توانند مقادیری مثل شماره فاکتور و مبلغ را در ستون‌های جدا قرار دهند. سؤال این است که روی فاکتورهای فارسی شما، بعد از احتساب زمان کنترل و اصلاح، چقدر کار کمتر می‌شود؟
آزمون را با ۳۰ فاکتور متفاوت شروع کنید
از فاکتورهایی با قالب‌های مختلف نمونه بردارید: پی‌دی‌اف واضح، عکس موبایل، فرم چندصفحه‌ای و اسنادی با ارقام فارسی یا ترکیبی. برای نمونه‌های واقعی، داده‌هایی را که برای آزمون لازم نیست حذف کنید و از محیطی استفاده کنید که سیاست نگهداری داده‌اش با رویه شرکت سازگار است. شماره فاکتور، تاریخ، نام مشتری، مبلغ کل و واحد پول را دستی ثبت کنید تا معیار مقایسه داشته باشید. این تعداد برای یک آزمون اولیه است. قالب‌های کم‌نمونه را جداگانه گزارش کنید و هنگام انتخاب ابزار روی نمونه‌های تازه هم آزمایش کنید.
دقت را برای هر فیلد جداگانه بسنجید
برای هر ستون، تعداد مقادیر درست را بر تعداد فاکتورهایی که آن فیلد را دارند تقسیم کنید. مقدار خالی در فیلد موجود، خطا محسوب می‌شود. صفرهای ابتدای شماره فاکتور را حفظ کنید و تاریخ شمسی و واحد پول را صریح نگه دارید. یک مبلغ درست با واحد اشتباه می‌تواند اختلاف ده‌برابری ایجاد کند.
| فیلد | تعداد درست از ۳۰ | خطایی که باید ثبت شود |
|---|---|---|
| شماره فاکتور | ۲۹ | حذف صفر اول |
| تاریخ | ۲۸ | جابه‌جایی روز و ماه |
| مبلغ همراه با واحد پول | ۲۷ | اشتباه میان ریال و تومان |
زمان کنترل و اصلاح را هم اندازه بگیرید
زمان ثبت دستی را با مجموع زمان آماده‌سازی فایل، استخراج، کنترل و اصلاح مقایسه کنید. مثلاً اگر ورود دستی ۳۰ فاکتور ۶۰ دقیقه طول بکشد و مسیر جدید با بازبینی ۴۵ دقیقه زمان ببرد، صرفه‌جویی نمونه ۱۵ دقیقه است. هنگام تصمیم خرید، این عدد را کنار حجم ماهانه، هزینه ابزار و خطاهای مهم باقی‌مانده بگذارید.
از خروجی آزمایشی تا ثبت قابل اتکا
در شروع، خروجی به یک جدول موقت برود و مسئول ثبت مبلغ و واحد پول را با اصل سند تطبیق دهد. شماره فاکتور را همراه نام صادرکننده برای شناسایی ورود تکراری کنترل کنید. اگر ابزار امتیاز اطمینان دارد، ابتدا ببینید این امتیاز در نمونه‌های خودتان چقدر با نتیجه واقعی هم‌خوان است. موارد مبهم را برای بازبینی نگه دارید و ثبت نهایی را پس از تأیید انجام دهید.
اگر این فاکتورها مربوط به فروش نسیه‌اند، فهرست تأییدشده می‌تواند مبنای تهیه گزارش سنی مطالبات و پیگیری وصول باشد. فایل زیر برای پیگیری پس از ثبت فاکتور کاربرد دارد.
منابع
پیشنهاد از فروشگاه راه ایده آل
دیدگاه‌ها